Działalność jednoosobowa i spółka cywilna – kogo przedsiębiorca musi informować o zmianie danych

Jeśli zmienisz dane swojej firmy, na przykład nazwę, swoje nazwisko, adres lub numer konta, to musisz te zmiany wprowadzić we wpisie działalności gospodarczej w CEIDG oraz w innych rejestrach, do których twoja firma jest wpisana.

Które zmiany trzeba zgłosić do publicznych rejestrów? Jeśli zmieniasz dane firmowe, pamiętaj o powiadomieniu odpowiednich publicznych rejestrów. Przede wszystkim zmianę danych firmy musisz zgłosić do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej – chodzi o te dane, które są podane w twoim wpisie w CEIDG.

Jeśli prowadzisz działalność regulowaną, wpisaną de rejestru działalności regulowanych albo prowadzoną na podstawie koncesji czy zezwolenia, musisz poinformować o zmianie danych firmy urząd, który wydał ci pozwolenie. Dane firmy, o których zmianie musisz poinformować, zależą od tego, jakie dane są wpisane do rejestru.

Ważne! Niezależnie od rejestru musisz poinformować właściwy urząd o zmianie  miejsca prowadzenia regulowanej działalności gospodarczej.
Na przekazanie informacji o zmianie danych firmy do rejestru działalności regulowanej masz 14 dni od zdarzenia powodującego zmianę tych danych. Twój wniosek zostanie sprawdzony pod względem formalnym i merytorycznym. Po wpisaniu zmiany otrzymasz zaświadczenie o dokonaniu wpisu. 

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, w niektórych sytuacjach musisz również dokonać zgłoszenia zmian do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R, w szczególności jeżeli w wyniku zmiany adresu firmy zmienia się także właściwość urzędu skarbowego.

Aktualizuj swoje dane w wymaganych terminach i wtedy, kiedy zmiany mają miejsce. To ważne z kilku powodów.

• Po pierwsze, dane z CEIDG są przekazywane do ZUS i do organów skarbowych. Brak aktualizacji danych związanych ze sprawami podatkowymi może cię narazić na karę grzywny.
• Po drugie, jeśli nie podasz na przykład nowego adresu do doręczeń, korespondencja będzie wędrowała na stary adres. Taka korespondencja, choć do ciebie nie dotrze, będzie miała moc prawną doręczenia.
• Po trzecie, jeśli zaniedbasz aktualizację danych, możesz zostać wezwany do ich uzupełnienia. W najgorszym przypadku firma, która nie dokona aktualizacji, może zostać wykreślona z rejestru przedsiębiorstw. Może tak się stać, jeśli organ stwierdzi, że:
• przedsiębiorca trwale zaprzestał wykonywania działalności gospodarczej
• przedsiębiorca utracił uprawnienia do wykonywania działalności gospodarczej
• przedsiębiorca nie złożył wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej przed upływem 24 miesięcy od dnia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Które zmiany trzeba zgłosić w CEIDG?

Rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą, podajesz we wniosku szereg danych. Jeśli te dane się zmienią, musisz zaktualizować swój wpis w CEIDG.

Dane wpisane do CEIDG to dane ewidencyjne i dane informacyjne.

Dane ewidencyjne obejmują między innymi: imię i nazwisko, PESEL, NIP, REGON, obywatelstwo, kod PKD, dane kontaktowe, adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (o ile przedsiębiorca je posiada), dane kontaktowe: adres poczty elektronicznej, strony internetowej, numer telefonu (o ile zgłosiłeś je w CEIDG).

Masz 7 dni na złożenie wniosku o zmianę danych ewidencyjnych w CEIDG od dnia dokonania zmian. Dotyczy to zmian:

• imienia i nazwiska
• dodatkowego określenia firmy
• adresu do doręczeń albo adresu stałego wykonywania działalności
• adresu poczty elektronicznej, adresu strony internetowej, numeru telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone we wniosku o wpis do CEIDG
  kodu PKD.
• Dane informacyjne możesz zmienić w każdym czasie. Są to dane, których aktualność nie ma bezpośredniego wpływu na innych uczestników obrotu gospodarczego. Są to między innymi informacje o ustanowieniu pełnomocnika lub dane o zawieszeniu, wznowieniu czy zakończeniu działalności. Czyli jeśli na przykład zawiesiłeś lub zawiesiłaś firmę, możesz zgłosić te zawieszenie w CEIDG z datą wsteczną.

Najważniejsze dane firmy, które wymagają aktualizacji w CEIDG, to między innymi:

• siedziba firmy i adres wykonywania działalności, adres do doręczeń
  nazwa firmy (nazwisko)
• przedmiot działalności (kody PKD)
• okresy rozliczeniowe podatku (miesięczne, kwartalne)
  forma opodatkowania
• miejsce przechowywania dokumentów księgowych
• zmiana formy prowadzenia dokumentacji (na przykład przejście na księgi rachunkowe)
• rachunek bankowy.
  
  Pamiętaj! W CEIDG zgłaszasz i aktualizujesz także dane, które są istotne z punktu widzenia rozliczeń z urzędem skarbowym, takie jak forma opodatkowania, sposób płacenia zaliczek, rodzaj księgowości.