Nie ma rzeczy niemożliwych dla księgowych – o zmianach, cyfryzacji i codziennych wyzwaniach

Jak długo pracujecie Panie w księgowości i jak wyglądały początki?

Marzenna Grycz: Oj, będzie około 30 lat. Na początku wszystko robiło się ręcznie — wielkie segregatory, kalkulator, wszechobecne kartki, poprawki korektorem albo przepisywanie wszystkiego od nowa, gdy popełniło się błąd. Trochę to trwało, ale miało swój klimat.

Katarzyna Chajec: Ja pracuję jako księgowa od 28 lat i z mojej perspektywy księgowość przeszła ogromną metamorfozę. Przepisy i ustawy zawsze się zmieniały, więc jako księgowe jesteśmy przyzwyczajone do ciągłej nauki i skrupulatności. Natomiast wejście technologii i informatyki do naszej branży początkowo powodowało pewien dyskomfort. Ale cóż — nie ma rzeczy niemożliwych dla księgowych Meritum.

Sylwia Sobieraj: Posiadam wieloletnie doświadczenie w zawodzie a w Meritum pracuję od 6 lat. To prawda — przestawienie się na świat cyfryzacji nie było czymś prostym. Ale dużym ułatwieniem jest jednak to, że wzajemnie się mobilizujemy i wspieramy w pracy.

Czy miałyście Panie wsparcie we wdrażaniu nowych schematów działania?

Marzenna: Tak. Nasza Szefowa zorganizowała wsparcie zarówno ze strony działu administracji w Meritum, jak i naszych pracowników związanych ściśle z informatyką. Dzięki temu łatwiej było nam „wpłynąć na nowe wody”. Do dziś możemy korzystać z pomocy, np. gdy programy wymagają aktualizacji lub optymalizacji technicznej.

Jak wyglądało prowadzenie księgowości „na piechotę”, a jak wygląda dziś?

Katarzyna: Dokumenty dosłownie przyjeżdżały w reklamówkach albo były przesyłane w kopertach i wszystko trzeba było ręcznie przepisywać. Błędy łatwo było przeoczyć, dlatego robiłyśmy mnóstwo wielokrotnych kontroli.

Co najbardziej zmieniło się wraz z programami i automatyzacją?

Sylwia: Przede wszystkim tempo pracy. I chociaż systemy potrafią odczytać faktury przesłane elektronicznie, to i tak musimy dokładnie sprawdzić dokument przed zaksięgowaniem. Trzeba być czujnym, bo jeśli system źle zinterpretuje dane, błąd idzie dalej.

Czy przejście na systemy online było trudne?

Katarzyna: Na początku tak. Człowiek miał wrażenie, że wszystko jest inne, ale udało się wyjść poza swoje schematy. Najtrudniejsze było zaufanie technologii. Jestem osobą bardzo przywiązaną do papieru — lubię go dotknąć, popatrzeć na niego. Ekran trochę mnie przerażał, ale na szczęście oswoiłam technologię i teraz dosłownie „je mi z ręki”.

Jakie problemy najczęściej pojawiały się u właścicieli JDG gdy przynosili faktury papierowe a co ułatwia automatyka?

Marzenna: Gubienie faktur, zapominanie o terminach — mimo że regularnie o nich przypominałyśmy. Automatyka na pewno ułatwia terminowość i przyspiesza cały proces.

Co dziś jest łatwiejsze, a co trudniejsze niż kiedyś?

Sylwia: Łatwiejsze jest przetwarzanie dokumentów, tworzenie raportów i dokonywanie wyliczeń. Trudniejsze — nadążanie za zmianami, teraz nie tylko w przepisach, ale również w funkcjonowaniu programów i systemów. Wszystko zmienia się w ekspresowym tempie. Już niedługo wchodzi KSeF, co będzie kolejną rewolucją także dla nas. Chcemy jak najlepiej zaopiekować się klientami, więc musimy być jako księgowe, pierwsze na bieżąco ze zmianami. To ogromna odpowiedzialność.

Za czym z dawnych czasów najbardziej Pani tęskni?

Katarzyna: Za spokojniejszym rytmem pracy i mniejszą liczbą maili. Kiedyś klient dzwonił raz w tygodniu, teraz pisze kilka wiadomości dziennie i jeszcze dzwoni w międzyczasie. A trzeba pamiętać, że każda księgowa w biurze obsługuje co najmniej kilkadziesiąt firm — proszę więc sobie wyobrazić skalę i tempo przepływu informacji.

A co technologia naprawdę ułatwia?

Sylwia: Na pewno elektroniczne archiwa — to prawdziwe błogosławieństwo. Koniec z szukaniem faktury przez 20 minut. Teraz wystarczy wybrać firmę i wpisać numer faktury albo kontrahenta. Choć nie ukrywam, kontakt z papierem też miał swój urok.

Jak widzi Pani przyszłość księgowości w zestawieniu z elektroniką?

Marzenna: Myślę, że proste czynności przejmą automaty, ale doradztwo i interpretacja przepisów zostaną po naszej stronie. Klient nadal potrzebuje człowieka, który powie: „to się opłaca, a to nie” — szybko i konkretnie, zamiast błądzić w gąszczu informacji w Internecie.

Macierzyństwo i praca zawodowa — codzienne wyzwania pracujących mam

Pani Dominika i Pani Patrycja są pracującymi mamami, które na co dzień łączą obowiązki zawodowe z opieką nad dziećmi. Jak wygląda to w praktyce?

Dominika Ciszkiewicz: Dzięki elastycznemu czasowi pracy oraz możliwości pracy zdalnej w razie potrzeby łatwiej jest mi godzić obowiązki zawodowe z codzienną opieką nad dziećmi. Mam dwójkę małych dzieci i mieszkam poza Oleśnicą, dlatego już sama organizacja tygodnia bywa sporym wyzwaniem — przedszkole, szkoła, choroby i dojazdy. Świadomość, że w razie potrzeby mogę pracować z domu albo elastycznie zaplanować dzień, daje mi ogromne poczucie bezpieczeństwa. Praca w Meritum pozwala mi łączyć rolę mamy z aktywnością zawodową w sposób, który jest realny i możliwy do udźwignięcia na co dzień.

Patrycja Szuleta: Ja również bardzo cenię możliwość pracy zdalnej w nagłych sytuacjach, szczególnie wtedy, gdy pojawiają się nieprzewidziane sytuacje życiowe związane z opieką nad moim synkiem. Równocześnie ważny jest dla mnie rozwój zawodowy — w Meritum mam realną możliwość podnoszenia kwalifikacji. Wkrótce będę uczestniczyć w szkoleniu z księgowości pełnej, co jest dla mnie kolejnym krokiem naprzód, ale też wyzwaniem, by pogodzić naukę, pracę zawodową i rolę mamy. Czuję jednak duże wsparcie ze strony Pani Aleksandry, Szefowej firmy Meritum, co daje mi motywację i poczucie, że mogę się rozwijać bez rezygnowania z innych ważnych obszarów życia.

Co sprawia Paniom największą trudność w łączeniu pracy zawodowej z opieką nad dziećmi, a co najbardziej ułatwia codzienne funkcjonowanie?

Dominika: Najtrudniejsze są sytuacje losowe, na które nie ma się wpływu — choroba dziecka czy nagłe zmiany planów. Najbardziej pomaga mi dobra organizacja dnia oraz zrozumienie ze strony zespołu. Wiem, że mogę liczyć na koleżanki i na elastyczność, gdy naprawdę jest taka potrzeba.

Patrycja: Dla mnie największym wyzwaniem jest pogodzenie okresów wzmożonej pracy z potrzebami mojego dziecka. Z drugiej strony bardzo pomaga mi jasne planowanie zadań i wsparcie liderów, którzy rozumieją, że troska o dziecko jest dla mnie szczególnie ważna, przy jednoczesnej uważności na terminową realizację zadań związanych z pracą. Dzięki temu mogę rozwijać się zawodowo, przy tym mając poczucie, że nie zaniedbuję swojej roli jako mamy.

Praca zdalna — wyzwania i korzyści

Pani Aleksandro, pracuje Pani głównie zdalnie. Jakie wyzwania napotyka Pani w takim systemie pracy?

Aleksandra Stefańska: Jestem bardzo zadowolona z możliwości pracy zdalnej. Oczywiście pracuję w godzinach otwarcia biura, żeby mieć bieżący kontakt z klientami — głównie telefoniczny i mailowy. W biurze jestem około dwa dni w miesiącu i wtedy umawiam się na spotkania osobiste, jeżeli zachodzi taka potrzeba ze strony klientów.

Jakie są plusy i minusy pracy zdalnej?

Aleksandra: Tempo życia jest dziś bardzo szybkie, więc klientom zależy na sprawnym i szybkim załatwianiu spraw. Kontakt telefoniczny i mailowy dobrze się sprawdza. Bałam się, że po przeprowadzce dalej od Oleśnicy będę musiała szukać nowej pracy, ale Szefowa umożliwiła mi kontynuowanie pracy w tym systemie. Jestem bardzo zadowolona, że obecnie zawód księgowego może funkcjonować dzięki komputerom i systemom elektronicznym — nawet wysyłka deklaracji VAT odbywa się online, co bardzo ułatwia cały proces.

Artykuł powstał z okazji 20-lecia COB Meritum.