Jak z tematem KSeF poradzili sobie przedsiębiorcy?
Pani Beata uśmiecha się znacząco….
Nie było łatwo…. Przygotowania do tego tematu trwały od września ubiegłego roku. Wiedzieliśmy, że jak zawsze przy wdrażaniu nowych systemów państwowych, będą problemy. Tak było w przypadku CEIDG, e-KRS, JPK, w związku z tym mój syn Paweł, szukał rozwiązania najlepszego i najprostszego dla naszych klientów. Przechodziliśmy wiele szkoleń, testowaliśmy kilka programów i w październiku 2025 Paweł wybrał to najwłaściwsze.
Panie Pawle, czy trudne było wdrożenie nowego systemu w Biurze Rachunkowym i jak to się odbywało?
Nic co nowe nie przychodzi łatwo… Dla mnie nie było to skomplikowane ponieważ jestem „informatyczny”, pochodzę z pokolenia, które wychowało się z komputerem, tabletem oraz smartfonem. Bardzo szybko przygotowałem się do tego, aby przeszkolić naszych pracowników oraz klientów. Najprościej rzecz ujmując, dzięki temu oprogramowaniu, nasi klienci nie muszą się logować w KSeF, poprzez program zaczytują faktury, które zostały wystawione na ich firmę i mogą również w tym programie wystawiać swoje faktury i przesyłać do KSeF. Z naszej strony zaczytujemy wszystkie faktury do naszych programów księgowych. Przed tym jednak musimy je kolokwialnie mówię „obrobić”. Każdy dokument należy sprawdzić, zadekretować i po dokonaniu tych czynności, łącznie pliki zaczytać.
Pani Beato, który moment był najtrudniejszy?
Zdecydowanie najtrudniej było, oczywiście dla naszych klientów, zalogować się, uwierzytelnić podpis, aby w ogóle móc zaistnieć w KSeF. System się zawieszał, odmawiał dostępu, w biurze telefony nie przestawały dzwonić…. Nasza reakcja była natychmiastowa i szybko zorganizowaliśmy pomoc. Paweł oraz Justynka, moja synowa, umawiali się z tymi przedsiębiorcami, którzy nie mogli się zalogować na indywidualne spotkania. Przyjeżdżali więc ze swoimi laptopami do Biura i wszystko odbywało się z pomocą i pod nadzorem.
Pracowaliśmy w lutym oraz marcu od rana do wieczora – dodaje Justyna Romaniuk – ponieważ najszybciej można było zalogować klientów w godzinach późnego popołudnia oraz wieczornych. Nie chcieliśmy, aby stresowali się z powodu KSeF, więc poświęciliśmy na to wiele godzin naszego prywatnego czasu. Oprócz tego musieliśmy wywiązać się z naszych codziennych obowiązków, co nie było łatwe, gdy bezustannie dzwoniły telefony z pytaniami i odbywaliśmy po kilkanaście spotkań dziennie, na których pomagaliśmy klientom w logowaniu i przeprowadzaliśmy szkolenia jak poruszać się i korzystać z nowego oprogramowania, które miało im ułatwić pracę.
Pani Beato, bardzo ciekawi mnie to, czy trudno było pozostałym pracownikom Bilansu, z systemu „papierowego” przestawić się na system w pełni elektroniczny?
To było spore wyzwanie….pomimo tego, że od kilku lat pracowaliśmy częściowo w systemach elektronicznych online, prowadząc duże spółki, trudno było nakłonić do tego małych przedsiębiorców, księgowe, które od wielu lat miały przed sobą faktury w wersji papierowej. „Nagle” musiały przestawić się na system w pełni elektroniczny, w którym faktury widzą jedynie na ekranach dwóch monitorów. To było dla wszystkich stresujące, jednak Paweł potrafił każdemu pomóc i z wielkim sukcesem udało mu się każdego z osobna przekonać, oraz nauczyć pracy w nowym wirtualnym świecie, nawet tych najbardziej opornych…. 🙂
Myśli Pani ze najgorsze już za Wami?
Zdecydowanie tak….kolejny raz daliśmy radę…. Jestem dumna z Pawła, Justynki oraz całego zespołu Bilansu. Gratuluję również naszym klientom, którzy wraz z nami przeszli przez ten nie ukrywam trudny okres, bez większych problemów. Po raz kolejny, przekonałam się że „starsze” pokolenie oraz to młode, potrafi wspaniale współpracować i w wielu kwestiach uzupełniamy się wzajemnie. Wiem również, że kiedy przyjdzie czas, aby w końcu odpocząć, oddam stery w bardzo dobre i fachowe ręce, bez obaw o przyszłość naszej spółki oraz klientów Bilansu.