Technologia, finanse i porządek w danych. Czego dziś potrzebują firmy produkcyjne?
O potrzebach współczesnego biznesu rozmawiają Aleksandra Kornaszewska, założycielka MERITUM Centrum Obsługi Biznesu, oraz Tomasz Rączka, dyrektor ds. rozwoju biznesu w DSR S.A.
Rozmowa otwiera serię artykułów poświęconych technologii, finansom i budowaniu wartości przedsiębiorstw, ze szczególnym uwzględnieniem firm produkcyjnych.
Aleksandra Kornaszewska – założycielka MERITUM Centrum Obsługi Biznesu, specjalizującego się w usługach księgowych dla przedsiębiorstw. Doradczyni biznesowa wspierająca właścicieli i zarządy w budowaniu wartości firm, profesjonalizacji zarządzania oraz przygotowaniu organizacji do rozwoju i sukcesji. Mediatorka sądowa w sporach gospodarczych i członkini Rady Nadzorczej OnPoint Fund Alternatywna Spółka Inwestycyjna S.A. Absolwentka Personal Leadership Academy ICAN Institute oraz programu Executive MBA Polsko-Amerykańskiej Szkoły Biznesu.
Tomasz Rączka – dyrektor ds. rozwoju biznesu w DSR S.A. z Wrocławia. Od 30 lat zarządza firmami, działami i projektami, w tym przedsięwzięciami międzynarodowymi. Specjalizuje się w konsultingu, zarządzaniu, restrukturyzacjach i rozwoju przedsiębiorstw. W ramach realizowanych projektów przyczynił się do utworzenia ponad 600 miejsc pracy oraz zachowania około 400 kolejnych. Absolwent Uniwersytetu Wrocławskiego i London Thames Valley University. Mieszkaniec gminy Długołęka, ojciec trojga dorosłych dzieci, pasjonat podróży, historii i fotografii.
Tomasz Rączka: Nasi dzisiejsi klienci to często przedsiębiorcy urodzeni w latach 80., ale coraz liczniejszą grupę stanowią również młodsi właściciele firm. Patrząc na drogę, jaką biznes przeszedł przez ostatnie 20–30 lat, można powiedzieć, że pod wieloma względami są szczęściarzami. Mają dostęp do wiedzy, narzędzi i technologii, o których wcześniejsze pokolenia mogły tylko marzyć.
Aleksandra Kornaszewska: To prawda, ale nie oznacza to, że prowadzenie firmy stało się proste. Przedsiębiorcy mają dziś ogromne możliwości, ale jednocześnie znajdują się pod silną presją kosztową, podatkową, kadrową, technologiczną i konkurencyjną. Dlatego współczesny biznes potrzebuje nie tylko dobrego produktu, skutecznej sprzedaży i odwagi. Potrzebuje również porządku w danych, umiejętności liczenia pieniędzy i poczucia, że podejmowane decyzje opierają się na wiarygodnych informacjach.
Tomasz Rączka: Dwadzieścia czy trzydzieści lat temu nie mieliśmy tylu narzędzi ułatwiających pracę. Dzisiejsza integracja systemów oraz szybkość dostępu do informacji stanowią ogromne wsparcie przy podejmowaniu decyzji.
Aleksandra Kornaszewska: Możemy wiedzieć znacznie więcej i otrzymywać informacje szybciej. Sama informacja jednak nie wystarczy. Trzeba jeszcze umieć zadawać właściwe pytania i wyciągać wnioski. Ile naprawdę zarabiamy na danym produkcie lub zleceniu? Gdzie tracimy pieniądze? Czy stać nas na inwestycję? Czy konkretny klient jest dla nas opłacalny? Czy wzrost sprzedaży rzeczywiście oznacza większy zysk?
To pytania, które w biznesie powracają nieustannie.
Od ręcznego zarządzania do zintegrowanych systemów
Tomasz Rączka: Kiedy kończyłem studia w latach 90., przygotowanie pracy magisterskiej wymagało ogromnego wysiłku. Dziś, przy dostępie do współczesnych narzędzi, prawdopodobnie wystarczyłoby na to kilka tygodni. Podobnie wyglądała nauka biznesu. Zarządzania i logistyki uczyłem się w praktyce, ponieważ firma dystrybuująca komponenty komputerowe już działała, a rynek oczekiwał coraz szybszych dostaw. Uruchomienie sprzedaży internetowej oraz wysyłek kurierskich, które dzisiaj są czymś oczywistym, stanowiło wówczas prawdziwy przełom.
Aleksandra Kornaszewska: W księgowości, finansach i obsłudze przedsiębiorstw również dokonała się ogromna zmiana. Dokumenty, raporty, przelewy, deklaracje podatkowe czy komunikacja z klientami wyglądają zupełnie inaczej niż kilkanaście lat temu. Jedno jednak pozostaje niezmienne: przedsiębiorca musi rozumieć, co dzieje się z pieniędzmi w jego firmie.
Można mieć nowoczesne narzędzia, dobry system, rosnącą sprzedaż i pełen portfel zamówień, a mimo to zmagać się z problemami z płynnością albo zbyt niską marżą. Technologia jest ogromnym ułatwieniem, ale przynosi rzeczywistą wartość dopiero wtedy, gdy towarzyszy jej umiejętność analizowania danych, wyciągania wniosków i wdrażania odpowiednich zmian w organizacji.
Firmy rosną, kiedy lepiej liczą pieniądze
Tomasz Rączka: Czy kluczowe dla rozwoju gospodarczego było nie tylko pozyskiwanie i gromadzenie kapitału, lecz także coraz lepsze rozumienie tego, co rzeczywiście dzieje się w firmie – w Pani przypadku w finansach, a w moim w operacjach?
Aleksandra Kornaszewska: Zdecydowanie tak. Powiedziałabym to bardzo prosto: firmy rosną wtedy, kiedy zaczynają lepiej liczyć pieniądze.
Nie chodzi wyłącznie o przychód, dochód czy wysokość podatku. Trzeba analizować wszystkie elementy, które decydują o bezpieczeństwie i rozwoju przedsiębiorstwa.
Ile naprawdę kosztuje pracownik? Jaki jest całkowity koszt użytkowania maszyny? Ile firma traci przez przestoje, reklamacje, źle zarządzany magazyn, opóźnione płatności albo niewłaściwie wycenione zlecenia?
Wielu przedsiębiorców bardzo dobrze zna i czuje swój biznes. Dopiero szczegółowe wyliczenia pokazują jednak jego pełny obraz. Czasem okazuje się, że działalność uznawana za opłacalną w rzeczywistości nie przynosi oczekiwanej marży. W innych przypadkach firma nie dostrzega obszaru, w którym mogłaby zarabiać znacznie więcej.
Tomasz Rączka: Wraz ze wzrostem skali działania przedsiębiorstwo musi rozwijać się również pod względem przychodów. Zarówno w produkcji, jak i w usługach większa skala może prowadzić do obniżenia kosztów jednostkowych i zwiększenia marży.
Aleksandra Kornaszewska: Skala jest ważna, ale należy podchodzić do niej bardzo ostrożnie. Większa firma oznacza nie tylko wyższe przychody, lecz także większe zobowiązania, koszty stałe, ryzyko oraz odpowiedzialność za ludzi.
Często słyszę od przedsiębiorców: „Sprzedaż rośnie, pracy jest coraz więcej, a pieniędzy na koncie nie widać”. Wzrost musi być policzony. Trzeba wiedzieć, czy firma rzeczywiście zarabia dzięki większej skali, czy tylko wykonuje więcej pracy.
Technologia porządkuje firmę
Tomasz Rączka: Moja zawodowa droga rozpoczęła się w branży związanej z IT, dlatego od początku doceniałem znaczenie narzędzi informatycznych. Wdrożenie systemu ERP czy rozwiązań wspierających planowanie produkcji, kontrolę jakości, utrzymanie ruchu i zarządzanie zasobami pozwala szybciej i dokładniej rozumieć sytuację firmy.
Dzięki temu można podejmować lepsze decyzje – zarówno te codzienne, jak i strategiczne, związane z dalszym rozwojem.
Aleksandra Kornaszewska: Systemy informatyczne porządkują przedsiębiorstwo. Pokazują, co dzieje się na produkcji, w magazynie, w zamówieniach, ewidencji czasu pracy, jakości oraz wykorzystaniu maszyn.
Mam takie powiedzenie: jeżeli przedsiębiorca skaluje biznes, ale nie zadba o procesy, wraz ze wzrostem firmy będzie rósł również chaos.
Polskie firmy są coraz dojrzalsze
Tomasz Rączka: Od lat współpracuję z polskimi przedsiębiorstwami i daje mi to ogromną satysfakcję. Mamy dziś wielu lokalnych dostawców usług i produktów, którzy działają na takim samym, a czasem nawet wyższym poziomie niż firmy zagraniczne, którymi przez lata się zachwycaliśmy.
Polskie przedsiębiorstwa produkcyjne przeszły ogromną drogę. Są coraz lepiej zorganizowane, bardziej świadome i coraz odważniej konkurują nie tylko na rynkach lokalnych.
Aleksandra Kornaszewska: Również bardzo cenię współpracę z polskimi przedsiębiorcami, szczególnie z firmami działającymi w naszym regionie. Widzę ich odwagę, pracowitość i determinację. Wiele organizacji, które zaczynały jako niewielkie lokalne biznesy, działa dziś na bardzo wysokim poziomie i obsługuje wymagających klientów.
Na pewnym etapie rozwoju sama odwaga jednak nie wystarcza. Potrzebny jest porządek: w dokumentach, podatkach, zatrudnieniu, finansach i danych.
Przedsiębiorca nie może podejmować wszystkich decyzji wyłącznie na wyczucie. Im większa firma, tym bardziej potrzebuje liczb, które pokazują prawdziwy obraz biznesu.
Profesjonalne rozwiązania są dostępne także dla mniejszych firm
Tomasz Rączka: Istotną zmianą jest również większa dostępność profesjonalnych narzędzi i usług. Przedsiębiorstwa nie muszą już dokonywać ogromnych jednorazowych inwestycji. Wiele rozwiązań informatycznych jest oferowanych w modelu subskrypcyjnym, dzięki czemu można z nich korzystać bez wysokiej bariery wejścia.
Aleksandra Kornaszewska: To bardzo ważna zmiana. Rozwiązania, które kiedyś były dostępne wyłącznie dla dużych organizacji, znalazły się w zasięgu małych i średnich firm. Dotyczy to zarówno technologii, jak i wsparcia księgowego, finansowego czy doradczego.
Przedsiębiorstwo nie musi od razu budować rozbudowanych działów wewnętrznych. Może korzystać z wiedzy specjalistów wtedy, kiedy rzeczywiście jej potrzebuje. To ogromna szansa również dla lokalnych przedsiębiorców. Mogą profesjonalizować działalność, korzystać z doświadczenia ekspertów i jednocześnie nie zamrażać znacznych środków już na początku rozwoju.
Przedsiębiorca nie musi znać się na wszystkim
Tomasz Rączka: Czy inwestorzy i właściciele firm mają dziś łatwiej, jeżeli potrafią współpracować z odpowiedzialnymi i doświadczonymi partnerami? Dzięki temu mogą koncentrować się na swojej podstawowej działalności, a specjalistyczne obszary – takie jak IT, księgowość, podatki, kadry czy finanse – powierzać ekspertom.
Aleksandra Kornaszewska: To bardzo dojrzałe podejście do prowadzenia biznesu. Przedsiębiorca nie musi być specjalistą od wszystkiego. Powinien doskonale znać swój produkt, klientów, branżę oraz kierunek rozwoju organizacji.
Współpraca z odpowiednimi ekspertami zapewnia bezpieczeństwo i daje właścicielowi czas na zajmowanie się tym, na czym firma rzeczywiście zarabia.
Nie oznacza to jednak całkowitego oddania odpowiedzialności. Przedsiębiorca powinien rozumieć kluczowe informacje i wiedzieć, jakie pytania zadawać swoim partnerom.
Sztuczna inteligencja wspiera, ale nie podejmuje odpowiedzialności
Tomasz Rączka: Nie możemy pominąć zmiany, która dokonała się nie w perspektywie 20 lat, ale zaledwie kilku ostatnich. Mam na myśli sztuczną inteligencję i narzędzia takie jak ChatGPT.
Aleksandra Kornaszewska: Sztuczna inteligencja jest ogromną zmianą, ale patrzę na nią przede wszystkim praktycznie. To narzędzie, które może przyspieszać pracę, porządkować informacje, wspierać analizę i podpowiadać możliwe rozwiązania.
Nie zdejmie jednak z przedsiębiorcy odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
W biznesie nadal trzeba myśleć, pytać, sprawdzać i liczyć. Szczególnie w finansach nie wystarczy, że coś dobrze wygląda w tabeli lub raporcie. Trzeba rozumieć, skąd pochodzą liczby i co oznaczają dla przedsiębiorstwa.
Sztuczna inteligencja może być bardzo wartościowym wsparciem, ale nie zastąpi doświadczenia, zdrowego osądu i rozmowy z człowiekiem, który zna realia prowadzenia firmy.
Księgowość jako źródło wiedzy o firmie
Tomasz Rączka: Jakie obszary są dziś szczególnie ważne dla właścicieli firm produkcyjnych, usługowych i handlowych, również tych działających lokalnie, na przykład w powiecie oleśnickim?
Aleksandra Kornaszewska: Przedsiębiorca nie powinien traktować księgowości wyłącznie jako ustawowego obowiązku i kosztu. Dobrze prowadzona księgowość może dostarczać informacji potrzebnych do zarządzania i podejmowania decyzji.
Może pokazać, gdzie znajdują się pieniądze, gdzie ich brakuje, co jest opłacalne, a co jedynie dobrze wygląda na pierwszy rzut oka. Powinna wspierać decyzje dotyczące zatrudnienia, inwestycji, cen, kosztów, płynności finansowej i kierunków rozwoju.
Właśnie tego coraz częściej potrzebują przedsiębiorcy: nie tylko rozliczania przeszłości, ale również rozmowy o tym, co należy zrobić dalej.
Tomasz Rączka: Współpracując z firmami produkcyjnymi, dobrze widzimy, jak zmieniają się potrzeby biznesu. Przedsiębiorstwa potrzebują dziś nie tylko dobrego produktu, skutecznej sprzedaży i sprawnej organizacji.
Potrzebują technologii, która porządkuje procesy, oraz rzetelnego liczenia pieniędzy, które pokazuje, czy rozwój rzeczywiście jest opłacalny.
Aleksandra Kornaszewska: Dokładnie tak. Dlatego rozpoczynamy serię rozmów o technologii i pieniądzach. Nie chcemy koncentrować się na teorii, ale przedstawiać praktyczne spojrzenie na codzienne decyzje przedsiębiorców.
Będziemy rozmawiać o tym, jak planować, liczyć, ograniczać straty, lepiej wykorzystywać zasoby i rozwijać firmę bez utraty kontroli nad finansami.
Bo nowoczesne przedsiębiorstwo potrzebuje dziś zarówno technologii, jak i wiarygodnych danych finansowych. Dopiero połączenie tych dwóch obszarów pozwala budować biznes, który nie tylko rośnie, ale również pozostaje bezpieczny, rentowny i dobrze zarządzany.