Technologia pokazuje, co dzieje się w firmie. Finanse pokazują, czy to się opłaca

Sprzedaż rośnie, a pieniędzy nie przybywa. Gdzie znika zysk?

Problem:  Firma ma coraz więcej zamówień, ale nie poprawia się jej płynność ani wynik finansowy.

Rola MERITUM: analiza wyniku finansowego, marży i przepływów pieniężnych.

Rola DSR:  usprawnianie organizacji, poprawianie komunikacji, podnoszenie wydajności, dane o kosztach realizacji zleceń, zużyciu materiałów, czasie produkcji, konkretnych KPI ( opóźnienia, jakość, inne specyficzne dla klienta).

Sprawdź w swojej firmie:

Sprawdź, czy wzrost sprzedaży w Twojej firmie przekłada się na wzrost gotówki i rentowności.”
W DSR regularnie spotykamy firmy, które mimo rosnącej liczby i wartości zamówień mają trudność z oceną rzeczywistej kondycji przedsiębiorstwa lub poszczególnych projektów. Pierwszym krokiem we współpracy jest zawsze szczegółowa analiza procesów i sposobu przepływu informacji w organizacji. Po podpisaniu umowy o poufności nasz zespół ekspertów poznaje procesy bezpośrednio w firmie i przygotowuje konkretne rekomendacje związane z wdrażanym oprogramowaniem dla produkcji (np. APS – planowane, MES – zarządzanie produkcją, CMMS – utrzymanie ruchu)

Jesteśmy praktykami – ponad 70% naszych ekspertów wywodzi się bezpośrednio z firm produkcyjnych. Dzięki temu patrzymy na procesy nie tylko przez pryzmat systemów informatycznych, ale też diagnozujemy mocne i słabe strony organizacji, oceniamy wydajność procesów, wsłuchujemy się w problemy wskazywane przez pracowników i kadrę zarządzającą oraz pokazujemy, które rozwiązania przyniosą najlepsze efekty. Nasze rekomendacje dotyczą organizacji procesów czy podejścia lean, ale kluczowy jest przede wszystkim sprawny przepływ informacji, jakoś danych i raportowanie.
Jednym z kluczowych obszarów jest właściwe wykorzystanie systemu ERP oraz innych narzędzi wspierających produkcję. W wielu firmach dane trafiają do systemów z opóźnieniem albo są niepełne.

Oszczędzanie na terminalach, skanerach czy narzędziach do bieżącej wizualizacji postępu produkcji jest z pozoru racjonalne, ale zawsze ogranicza możliwość skutecznego zarządzania i kontroli operacyjnej.

Podobnie jak w finansach, również w produkcji regularna kontrola oparta na wiarygodnych danych pozwala szybciej reagować, ograniczać liczbę błędów i opóźnień oraz lepiej wykorzystywać zasoby: pracowników, maszyny, materiały i półprodukty. Daje także bardziej obiektywną podstawę do oceny wydajności poszczególnych obszarów organizacji.

Perspektywa MERITUM: Wzrost sprzedaży sam w sobie nie jest jeszcze dowodem na poprawę kondycji firmy. Z perspektywy finansowej trzeba sprawdzić, czy wraz z większą liczbą zamówień rośnie marża, wynik operacyjny i – co szczególnie ważne – gotówka. Firma może sprzedawać więcej, a jednocześnie finansować coraz większe zapasy, dłuższe terminy płatności odbiorców, nadgodziny, ekspresowe dostawy czy dodatkowe koszty wynikające z opóźnień. Wtedy obrót rośnie szybciej, niż realna korzyść ekonomiczna.

Dlatego w MERITUM patrzymy równolegle na rachunek wyników, marże i przepływy pieniężne. Pytamy nie tylko „ile sprzedaliśmy?”, ale też „ile na tej sprzedaży zostało?”, „kiedy pieniądze wpłyną na rachunek?”
i „ile kapitału trzeba było wcześniej zaangażować, żeby zamówienie zrealizować?”. Dopiero połączenie tych odpowiedzi z danymi operacyjnymi DSR pozwala zobaczyć, gdzie faktycznie znika zysk: w cenie, strukturze kosztów, kiepskim planowaniu i w efekcie nieefektywności produkcji, zapasach, finansowaniu należności czy w kilku z tych miejsc jednocześnie.

Dobrą praktyką jest regularne zestawianie planowanej marży z marżą rzeczywistą oraz wyniku księgowego z przepływem gotówki. Taka analiza szybko pokazuje, czy firma rośnie w sposób zdrowy, czy tylko zwiększa skalę problemów. Właśnie tu spotykają się kontroling operacyjny i finansowy: technologia dostarcza wiarygodnych danych o tym, co wydarzyło się w produkcji, a finanse odpowiadają, jaki miało to wpływ na rentowność i płynność.

Ile naprawdę zarabiasz na produkcie, kliencie i zleceniu?

Problem:  Przedsiębiorca zna łączny wynik firmy, ale nie wie, które produkty i zlecenia są najbardziej opłacalne.

Rola MERITUM: metodologia kalkulacji rentowności.

Rola DSR:  dostęp do danych produkcyjnych i przypisanie kosztów do konkretnego zlecenia.

Narzędzie dla czytelnika:  lista danych potrzebnych do policzenia rentowności zlecenia.
Na tym etapie przechodzimy z obserwacji produkcji do jej świadomego planowania. DSR wdraża i integruje m.in. rozwiązania klasy APS, które mogą korzystać z danych pochodzących z wielu źródeł – systemów ERP, WMS, MRP i MES, często również z odpowiednio przygotowanych plików Excel.
Kluczową zmianą jest możliwość szybkiego przeplanowania produkcji z uwzględnieniem rzeczywistych ograniczeń. System bierze pod uwagę dostępność maszyn i materiałów, terminy dostaw, a także kompetencje poszczególnych pracowników wykonujących zadania na podobnych stanowiskach. Jeśli firma nie posiada wszystkich potrzebnych źródeł danych, brakujące elementy można uzupełniać stopniowo wraz z rozwojem rozwiązania.

Dzięki temu planowanie przestaje być wyłącznie układaniem kolejności zleceń. Staje się narzędziem do poprawy wydajności, analizy wpływu jakości oraz budowania skutecznego kontrolingu operacyjnego.

Dla osób, które na co dzień nie śledzą rozwoju systemów wspierających produkcję, taki model może początkowo wydawać się skomplikowany. Gdy jednak przechodzimy do konkretnych procesów i pokazujemy ich wpływ na koszty oraz terminowość, technologia zaczyna odpowiadać na bardzo praktyczne pytania. Opóźnione uruchomienie maszyny, nieterminowa dostawa, nieaktualna technologia, przesunięty remont czy brak odpowiednich kompetencji pracownika – wszystkie te zdarzenia można mierzyć i analizować pod kątem ich wpływu na wynik produkcji.

Analiza i wdrożenie wymagają zaangażowania, dyscypliny oraz poniesienia pewnych kosztów, podobnie jak późniejsze korzystanie z systemów informatycznych. Ich wartość pojawia się jednak wtedy, gdy firma zaczyna lepiej rozumieć, gdzie traci czas i pieniądze oraz co realnie ogranicza jej wydajność. Mamy przykład klienta, u którego cała inwestycja zwróciła się w 2 tygodnie…. Współczesne rozwiązania są przy tym coraz łatwiejsze w obsłudze, szybkie jak w apkach telefonicznych i projektowane tak, aby użytkownik otrzymywał potrzebną informację bez konieczności analizowania skomplikowanych zestawień.

Dobrze skonfigurowane raporty pozwalają ocenić rentowność klienta, produktu lub zlecenia i dają przedsiębiorcy podstawę do świadomej decyzji: czy można poprawić wynik danego zlecenia i firmy, czy też warto skoncentrować zasoby na produktach o wyższej marży. Nie oznacza to automatycznej rezygnacji ze zleceń niskomarżowych. Czasami są one uzasadnioną częścią większej współpracy z klientem. Różnica polega na tym, że decyzja jest podejmowana świadomie – na podstawie danych a nie przypuszczeń.

Perspektywa MERITUM: Rentowność produktu czy zlecenia warto liczyć szerzej niż tylko jako różnicę między ceną sprzedaży a kosztem materiału. W zależności od specyfiki firmy trzeba uwzględnić m.in. robociznę, czas pracy maszyn, zużycie energii, koszty przezbrojeń, odpady i braki, logistykę, usługi obce oraz koszty wynikające z nieterminowości. Istotne jest też przyjęcie spójnych zasad rozliczania kosztów pośrednich, tak aby wynik nie był przypadkowy ani zależny od sposobu zaksięgowania pojedynczej pozycji.

MERITUM może pomóc zbudować metodologię kalkulacji, która odpowiada rzeczywistemu modelowi biznesowemu firmy. Kluczowe jest ustalenie, które koszty można przypisać bezpośrednio do zlecenia, a które powinny być rozliczane według uzgodnionych kluczy. Następnie warto porównywać kalkulację ofertową z wykonaniem rzeczywistym. Jeżeli różnica jest duża, firma otrzymuje konkretną informację: czy problemem była zbyt niska cena, błędne założenia, większe zużycie materiałów, dłuższy czas produkcji, nieplanowane przestoje albo dodatkowa praca.

Do policzenia rentowności zlecenia potrzebne są co najmniej: przychód i rabaty, rzeczywiste zużycie materiałów, czas pracy ludzi i maszyn, koszty usług zewnętrznych i logistyki, informacje o brakach i poprawkach oraz uzgodniony udział kosztów pośrednich. Dane operacyjne z systemów wskazywanych przez DSR są więc podstawą, a model finansowy MERITUM zamienia je w informację zarządczą, na której można oprzeć decyzje o cenie, miksie produktowym i wyborze klientów.

Pełny portfel zamówień nie gwarantuje bezpieczeństwa finansowego

Problem:  Firma przyjmuje każde zamówienie, ponieważ obawia się niewykorzystania mocy produkcyjnych.

Rola MERITUM:  płynność, ryzyko kontrahenta i warunki handlowe.

Rola DSR:  ocena dostępnych zasobów, terminów i obciążenia produkcji. Pełny portfel zamówień nie zawsze jest powodem do zadowolenia. Szczególnie wtedy, gdy firma jednocześnie mierzy się z ograniczoną dostępnością surowców lub komponentów, niedoborem pracowników o odpowiednich kompetencjach, ograniczoną dostępnością maszyn albo problemami po stronie kooperantów.
Samo zwiększanie liczby realizowanych zleceń nie powinno być celem. Znacznie ważniejsze są ich opłacalność, terminowość oraz wpływ na stabilność całego przedsiębiorstwa. Dlatego przed przyjęciem kolejnego zamówienia, zdaniem DSR należy koniecznie sprawdzić w systemach i aplikacjach wspierających dostępność kluczowych zasobów, wymagania technologiczne, koszty produkcji i logistyki oraz ryzyka związane z realizacją.

Taka analiza wymaga doświadczenia, ale dzięki wiarygodnym danym i odpowiednim narzędziom informatycznym może być przeprowadzona znacznie szybciej i dokładniej. System wspierający planowanie produkcji może pokazać dostępność ludzi, maszyn i surowców oraz rzeczywisty czas potrzebny na wykonanie zlecenia. Pozwala również uwzględnić remonty, urlopy, ograniczenia materiałowe czy minimalne stany magazynowe wynikające z przyszłego zapotrzebowania. Dzięki temu firma może proponować klientom terminy oparte na rzeczywistych możliwościach produkcyjnych, zamiast bazować na szacunkach.

DSR dostarcza wiedzę o tym, czy firma jest w stanie zrealizować dane zamówienie i w jakim terminie. Uzupełnienie tej informacji o analizę kosztu pieniądza, warunków płatności i wpływu zlecenia na płynność – po stronie MERITUM – pozwala odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie: czy przyjęcie tego zamówienia rzeczywiście się opłaca?

Perspektywa MERITUM:  Przy pełnym portfelu zamówień równie ważne jak pytanie „czy damy radę wyprodukować?” jest pytanie „czy stać nas na realizację tego portfela i czy warto go realizować na tych warunkach?”. Każde zamówienie oznacza określone zapotrzebowanie na kapitał obrotowy: trzeba kupić materiał, zapłacić wynagrodzenia i ponieść koszty produkcji często na długo przed otrzymaniem płatności od klienta. Przy szybkim wzroście sprzedaży może więc pojawić się paradoks: firma ma dużo pracy i jednocześnie coraz większe napięcie płynnościowe.

Dlatego przed przyjęciem dużego lub nietypowego zlecenia warto analizować nie tylko marżę, ale również termin płatności, konieczność zaliczki, wiarygodność kontrahenta, poziom zaangażowanej gotówki oraz koszt finansowania. Zamówienie o atrakcyjnej marży może być mniej korzystne, jeśli wymaga dużych zakupów z góry i przyniesie gotówkę dopiero po kilku miesiącach. Z kolei zamówienie o niższej marży może być akceptowalne, gdy szybko rotuje, nie blokuje zasobów i wspiera szerszą relację handlową.

MERITUM może tu uzupełnić dane produkcyjne o prosty test finansowy: jaka będzie marża na zleceniu, ile gotówki trzeba zaangażować, jak długo będzie ona zamrożona, jakie jest ryzyko opóźnienia płatności i co stanie się z płynnością firmy, jeśli kilka podobnych zamówień pojawi się jednocześnie. Połączenie tej analizy z informacją DSR o dostępności ludzi, maszyn, surowców i terminach daje przedsiębiorcy pełniejszą podstawę do decyzji: nie tylko „czy możemy przyjąć zamówienie?”, lecz także „czy powinniśmy je przyjąć?”.

Podsumowanie perspektywy DSR:  Na koniec warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden element współpracy z ekspertami DSR – doświadczenie zgromadzone podczas pracy z wieloma firmami produkcyjnymi. Od ponad 20 lat wspieramy przedsiębiorstwa w rozwiązywaniu zarówno codziennych problemów operacyjnych, jak i wyzwań o charakterze strategicznym. Są to firmy z kilkunastu branż, różniące się skalą działalności, poziomem dojrzałości organizacyjnej i doświadczeniem rynkowym – od mniejszych przedsiębiorstw po naprawdę duże organizacje produkcyjne.

Pomagamy im lepiej wykorzystywać potencjał narzędzi informatycznych, ale jednocześnie sami uczymy się z każdego kolejnego projektu. Poznajemy różne modele produkcji, sposoby organizacji pracy i doświadczenia firm mierzących się z bardzo różnymi sytuacjami rynkowymi. Ta wiedza pozwala nam później szybciej rozpoznawać podobne problemy i proponować rozwiązania sprawdzone w praktyce.
Naszym celem nie jest więc wyłącznie poprawianie podejścia do technologii. Chcemy pomagać firmom lepiej organizować produkcję, poprawiać przepływ informacji i ograniczać ryzyka tam, gdzie można je przewidzieć i zmierzyć. To wartość, której nie da się sprowadzić wyłącznie do funkcjonalności konkretnego systemu.

Podsumowanie z perspektywy MERITUM:  Te trzy pytania – czy sprzedaż przekłada się na gotówkę, ile naprawdę zarabiamy na produkcie i zleceniu, oraz czy pełny portfel zamówień jest dla nas bezpieczny – łączy jedna zasada: dane operacyjne i dane finansowe muszą się ze sobą spotkać, żeby dać przedsiębiorcy pełny obraz sytuacji. Same liczby z produkcji nie mówią o rentowności, a sam wynik księgowy nie mówi, co go wywołało. Dopiero razem tworzą podstawę do decyzji. Z naszej strony, w MERITUM, ta współpraca oznacza coś więcej niż księgowanie i sprawozdawczość. To codzienne pytanie „co te liczby oznaczają dla Twojej firmy” i przekładanie danych na konkretne wnioski – o marży, płynności, ryzyku kontrahenta, koszcie kapitału zaangażowanego w zamówienie. Podobnie jak DSR, nie ograniczamy się do dostarczenia raportu – staramy się, żeby przedsiębiorca rozumiał, dlaczego wynik tak wygląda.

Połączenie tych dwóch perspektyw – technologicznej i finansowej –zmniejsza ryzyko podjęcia decyzji na podstawie niepełnych informacji. W warunkach, w których jedna źle oszacowana marża lub jedno zbyt odważnie przyjęte zamówienie może zachwiać płynnością firmy, to różnica, która ma realną wartość.

Tomasz Rączka 

dyrektor ds. rozwoju biznesu w DSR S.A. z Wrocławia. Od 30 lat zarządza firmami, działami i projektami, w tym przedsięwzięciami międzynarodowymi. Specjalizuje się w konsultingu, zarządzaniu, restrukturyzacjach i rozwoju przedsiębiorstw. W ramach realizowanych projektów przyczynił się do utworzenia ponad 600 miejsc pracy oraz zachowania około 400 kolejnych. Absolwent Uniwersytetu Wrocławskiego i London Thames Valley University. Mieszkaniec gminy Długołęka, ojciec trojga dorosłych dzieci, pasjonat podróży, historii i fotografii.

Aleksandra Kornaszewska

założycielka MERITUM Centrum Obsługi Biznesu, specjalizującego się w usługach księgowych dla przedsiębiorstw. Doradczyni biznesowa wspierająca właścicieli i zarządy w budowaniu wartości firm, profesjonalizacji zarządzania oraz przygotowaniu organizacji do rozwoju i sukcesji. Mediatorka sądowa w sporach gospodarczych i członkini Rady Nadzorczej OnPoint Fund Alternatywna Spółka Inwestycyjna S.A. Absolwentka Personal Leadership Academy ICAN Institute oraz programu Executive MBA Polsko-Amerykańskiej Szkoły Biznesu.

Artykuł jest kontynuacją serii o potrzebach współczesnego biznesu.