Miejsce, w którym rozpoczyna się współpraca z Meritum

Dział Administracji to miejsce, gdzie zaczyna się współpraca z Meritum. To porządek w dokumentach, wsparcie w formalnościach i prawdziwe partnerskie podejście. To tu rodzi się poczucie, że klient nie jest sam, a za jego sukcesem stoi konkretna, kompetentna i zaangażowana ekipa.

Jak wygląda ich codzienność, w czym naprawdę pomagają i co wyróżnia ich podejście? O tym w rozmowie z Martą Janurą, Tamarą Kość i Iwoną Kruszelnicką – administratorkami, które nie tylko ogarniają formalności, ale robią to z sercem.

Redakcja: Rozpoczęcie działalności to dla wielu przedsiębiorców duże wyzwanie. Jaką rolę w tym momencie odgrywa Dział Administracji Meritum?

Marta: Jesteśmy pierwszym punktem kontaktu klienta z Meritum – można powiedzieć, że takimi przewodnikami po świecie formalności. Kiedy ktoś zakłada firmę, wszystko może wydawać się skomplikowane – wnioski, zgłoszenia, JPK, UPL-1… My pomagamy to wszystko uporządkować i przejść przez ten proces krok po kroku.

Tamara: Dla wielu klientów to zupełnie nowy świat, więc ważne, żeby ktoś spokojnie i konkretnie wytłumaczył, co, gdzie i kiedy trzeba zrobić. Stawiamy też na maksymalne uproszczenie formalności – wiele spraw załatwiamy zdalnie, tak by przedsiębiorca mógł działać z domu, bez konieczności biegania do biura z każdym podpisem

Iwonka: I co ważne – nie zostawiamy klienta samego w tym procesie. Robimy to z sercem. Jesteśmy obecne, odpowiadamy na pytania. Z nami ten start przebiega po prostu spokojniej.

Redakcja: Jakie konkretnie działania podejmujecie jako Dział Administracji?

Marta: W skrócie? Od A do Z. Pomagamy przy rejestracji firmy, przygotowujemy pełnomocnictwa, zgłoszenia VAT, NIP-8… Klient dostaje od nas komplet dokumentów potrzebnych do startu.

Tamara: Koordynujemy też obieg dokumentów – między klientem a firmą, między działami wewnętrznymi, urzędami. Wszystko musi działać sprawnie. Pilnujemy, żeby nic nie zaginęło, nie przeciągało się, nie zostało zrobione „na ostatnią chwilę”. Dbamy by obieg dokumentów odbywał się drogą szybką czyli drogą elektroniczną.

Iwonka: Tak nasz priorytet to jak najmniej papieru! Poza tym pomagamy też w ofertowaniu usług – korzystamy z aktualnego cennika Meritum, tak żeby klient miał jasność, ile co kosztuje. Dbamy o przejrzystość.

Redakcja: Brzmi kompleksowo. A jak wygląda współpraca z innymi działami?

Marta: Jesteśmy bardzo blisko z działem księgowości i kadrami. Przepływ informacji jest szybki – nie przerzucamy klientów z działu do działu, tylko wspólnie załatwiamy sprawy, obojętnie do kogo na początku trafi jakiś temat od naszego klienta.

Iwonka: No i jesteśmy ludźmi – nie tylko urzędowym „punktem kontaktu”. Budujemy relacje z klientami, znamy ich, chcemy im naprawdę pomóc, interesujemy się nimi. To robi różnicę.

Redakcja: Macie może jakiś przykład z życia?

Marta: Oczywiście. Przychodzi nowy klient, który chce zacząć działalność. Pomagamy założyć JDG lub spółkę, doradzamy, jaka forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza – zawsze we współpracy z ekspertem księgowym. Potem kompletujemy wszystkie dokumenty, koordynujemy zgłoszenia, wprowadzamy do systemu.

Iwona: I często słyszymy potem: „Myślałem, że to będzie trudniejsze i zajmie więcej czasu”. To dla nas największy komplement.

Redakcja: Czym wyróżnia się Państwa dział na tle innych?

Marta: Kompleksowością – klient dostaje pełne wsparcie od samego początku. Nie musi się domyślać, czego jeszcze nie zrobił – my o wszystkim przypominamy i prowadzimy przez proces.

Tamara: Działamy z zaangażowaniem. Jesteśmy partnerkami w biznesie – nie tylko wykonujemy zadania, ale jesteśmy obecne i pomocne wtedy, kiedy trzeba.

Iwonka: Do każdej sprawy podchodzimy z sercem i zaangażowaniem. Klienci to dostrzegają i często okazują wdzięczność np. rekomendując nasze usługi. To daje nam ogromną motywację do dalszej pracy. Choć mówi się, że w biznesie nie ma miejsca na sentymenty, my pokazujemy, że można ocieplić jego oblicze.

Marta: Dodam jeszcze że, w wielu sprawach współpracujemy także z naszym Radcą Prawnym – szczególnie gdy klient chce założyć spółkę lub potrzebuje przygotować pismo do sądu. Dzięki temu możemy zapewnić nie tylko wsparcie administracyjne, ale i merytoryczną pomoc prawną – bez konieczności szukania prawnika na zewnątrz. To daje naszym klientom poczucie bezpieczeństwa i oszczędza sporo czasu.

Redakcja: Świetnie to słyszeć. Wiem, że prowadzicie też coś więcej niż tylko biurową obsługę?

Tamara: Tak! Organizujemy cykliczne Drzwi Otwarte dla naszych klientów – to spotkania, na których rozmawiamy o praktycznych kwestiach, np. nowych przepisach, benefitach prawych i biznesowych które mogą przydać się w przedsiębiorstwach naszych Klientów. W tych wydarzeniach biorą udział zarówno nasi specjaliści, ale też wysoko wyspecjalizowani i rekomendowani przez samą Panią Aleksandrę Kornaszewską eksperci z różnych dziedzin biznesu. To świetna okazja do kontaktu na żywo, wymiany doświadczeń i zadawania pytań. Podkreślę, że takie spotkania dla naszych klientów nie wymagają dodatkowych opłat.

Redakcja: Słyszałam, że jako firma angażujecie się też w działania społeczne – na przykład wspieracie Lodówkę Społeczną przy Szpitalu w Oleśnicy. Jak to wygląda w praktyce?

Tamara: Tak, to dodatkowa inicjatywa, która działa u nas w na zasadzie re-use, czyli ponownego wykorzystania. Gdy w biurze pojawiają się rzeczy, których już nie potrzebujemy – na przykład segregatory, krzesła czy biurka – sprzedajemy je za symboliczną kwotę. A uzyskane pieniądze przeznaczamy na zakup żywności, którą regularnie uzupełniamy Lodówkę Społeczną. To dla nas sposób, by łączyć troskę o środowisko z realną pomocą – nic się nie marnuje, a ktoś inny może na tym skorzystać.

Redakcja: Na koniec – jedno zdanie, które podsumowuje Państwa pracę?

Iwonka: Dobrze poukładana administracja to spokojny start każdego biznesu i komfort dla przedsiębiorcy.

Tamara: Administracja w Meritum działa sprawnie i szybko, bo stawiamy na to, by większość procesów była realizowana drogą elektroniczną.

Marta: W Meritum administracja to nie dodatek – to fundament.