KSeF – bać się, czy nie?

Czym właściwie jest KSeF?

Agnieszka Grodzka – Ciesielska: KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Od momentu wejścia w życie nowych przepisów przedsiębiorcy będą musieli korzystać właśnie z tego systemu, zamiast wysyłać faktury mailem czy też przekazywać je w formie papierowej. Każda faktura otrzyma swój unikalny numer identyfikacyjny i będzie dostępna w systemie przez okres wymagany przepisami.

Dlaczego jego wprowadzenie jest tak dużą zmianą dla przedsiębiorców?

Sara Banasik: Wprowadzenie KSeF to fundamentalna zmiana, z którą będą borykać się tysiące przedsiębiorstw. KSeF całkowicie zmienia sposób obiegu faktur w tym ich wystawiania i odbierania – zamiast wysyłać dokument jedynie bezpośrednio do kontrahenta, trafia on również do systemu państwowego. To wymusza cyfryzację w przedsiębiorstwach – firmy muszą znaleźć odpowiedni czytnik faktur z formatu XML, integrację systemów księgowych i modyfikację wielu wewnętrznych procesów – zwłaszcza w firmach, które do tej pory działały papierowo bądź e-mailem. Dla wielu firm może to być pierwszy kontakt z pełną automatyzacją dokumentów podatkowych.

Jak w MERITUM przygotowujecie się do obsługi klientów w kontekście KSeF? –

Mariusz Kość: Z tego względu, że lubimy być przygotowani do zmian na własnych zasadach i mieć wcześniej zbadany temat, to w lipcu utworzyliśmy grupę projektową od spraw KSeF. Zaprosiliśmy specjalistów z księgowości, z administracji oraz osoby od wdrożeń i automatyzacji. Jesteśmy w trakcie tworzenie „road mapy”, która pozwoli nam rozplanować plan działania. Już teraz korzystamy z licznych szkoleń przygotowanych przez profesjonalnych doradców podatkowych, specjalistów od KSeF, firmy IT. Zaplanowaliśmy, że nasz zespół będzie dzielił się wiedzą z pozostałymi osobami w naszym biurze, tak aby każda księgowa w odpowiednim momencie wiedziała co i w jaki sposób ma robić. Wspólnie z naszym Działem Administracji chcemy też być blisko naszych Klientów w kontekście oferowanego przez nas wsparcia.

Jakie szkolenie lub wsparcie zapewniacie swoim klientom?

Mariusz Kość: Przede wszystkim ponownie chcemy zbadań stopień automatyzacji naszych Klientów. Szczególną uwagę chcemy zwrócić na Klientów, którzy jeszcze pracują w trybie papierowym – dla nich KSeF będzie przeskokiem w temacie cyfryzacji. W najbliższych tygodniach postawaliśmy sobie za cel upewnić się, czy oprogramowanie w którym fakturują nasi Klienci jest / będzie zgodne z KSeF. Jeśli nie, to wskażemy im konkretne rozwiązania, z których będą mogli skorzystać. Dodatkowo chcemy służyć pomocą w temacie skonfigurowania dostępu do platformy KSeF, utworzenia tokenów / poświadczeń do wysyłki / pobierania faktur z KSeF. Niedługo chcemy przesłać naszym Klientom praktyczną garść wskazówek dlaczego i w jaki sposób zadbać o wdrożenie KSeF w swojej firmie.

Czy zauważacie duże zainteresowanie ze strony klientów tym tematem, czy raczej niepokój?

Monika Jędrzejczyk: Jest grupa klientów, którzy są świadomi nadchodzących zmian i budzi to niepokój, jak każda nowa sytuacja. Część klientów słyszało o czymś takim, jak KSeF i zdaje się na nas w kwestii wprowadzenia i wsparcia w nowych obowiązkach. Myślę, że wypracowane zaufanie naszego biura wśród klientów pomaga w tej sytuacji, ponieważ mogą być spokojni, że otrzymają niezbędne informacje na czas i jak zawsze pomożemy przejść przez wszystkie procesy rejestracji i wdrożenia nowego systemu.

Jakie największe obawy mają przedsiębiorcy związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF?

Agnieszka Grodzka – Ciesielska: Przedsiębiorcy najczęściej obawiają się problemów technicznych i tego, że nowy system będzie skomplikowany. Pojawiają się też obawy, że wystawienie faktury w początkowym okresie zajmie więcej czasu niż dotychczas albo, że – w razie awarii systemu – przedsiębiorca zostanie bez narzędzi do pracy.

Mariusz Kość: „Przedsiębiorcy najbardziej obawiają się stabilności i sprawności platformy KSeF – zwłaszcza w początkowym okresie jej funkcjonowania. Na nowo będą musieli ułożyć procesy wewnątrz firmy oraz obieg dokumentów i ich procedury ich akceptacji. Powodem do niepokoju są także dodatkowe nakłady finansowe związane z dostosowaniem oprogramowania do wymogów KSeF. W skrajnych przypadkach będzie się to wiązało z migracją na zupełnie nowe środowisko, gdyż niektóre programy do fakturowania (lub ERP) nie są już rozwijane przed producentów. Tutaj nakład pracy i koszty wdrożeń będą zdecydowanie wyższe. Przedsiębiorcy wyrażają też swój niepokój związany z kwestiami rozliczeniowymi i VAT, dodatkową pracą związaną z koniecznością wystawiania korekt (brak anulowania faktur) oraz koniecznością przeprowadzenia szkoleń. A to tylko niektóre z wyzwań, które są przed nimi.

Jak radzicie sobie z różnorodnością systemów księgowych, które trzeba dostosować do KSeF?

Sara Banasik: Musimy szukać wspólnego mianownika – np. rekomendujemy klientom konkretne programy, które pozwolą na wystawianie faktur zgodnie z obowiązującym schematem oraz ich obieg i odczyt. Weryfikujemy naszych dostawców oprogramowania, aby mieć pełny rekonesans o zastosowanych przez nich rozwiązaniach związanych z KSEF. Wewnętrznie w MERITUM mamy osoby, które współpracują z producentami oprogramowania i działami IT, by już teraz znać obraz sytuacji. 

Mariusz Kość: Jak już wspomniałem zdecydowaliśmy się zrobić audyt u naszych Klientów, by upewnić się, czy oprogramowanie, z którego korzystają jest / będzie zgodne z KSeF. Jeśli chodzi o Meritum zapisaliśmy się na szkolenia branżowe, które umożliwią nam poznanie i wdrożenie nowych funkcjonalności, które przygotowali producenci oprogramowania księgowego, z którego korzystamy.

Jakie korzyści dla firm przyniesie KSeF?

Monika Jędrzejczyk: Największą korzyścią dla firm będzie pobieranie faktur z KSeF. Dotychczas dosyć często zdarzają się braki w dostarczanych fakturach, gubią się bądź zostają zapomniane i przez to dostarczane po terminie. KSeF zapewni kompletność faktur w jednym miejscu, dostęp do nich dla kilku uprawnionych osób jednocześnie i gwarancję, że kontrahent otrzymał prawidłowy dokument.

Agnieszka Grodzka – Ciesielska: Najważniejsze to prostszy obieg dokumentów, szybsze wysyłanie faktur i większe bezpieczeństwo – wszystkie faktury trafiają od razu do systemu i będą przechowywane w jednym miejscu.

Jakie potencjalne trudności mogą pojawić się w jego wdrożeniu?

Mariusz Kość: Potencjalnych trudności może być całkiem sporo. Możemy zaliczyć do nich problemy z walidacją faktur przesyłanych do KSeF, problemy z autoryzacją (np. niewłaściwe lub nieaktualne tokeny, uwierzytelnienia), brak odpowiedzi lub opóźnienia ze strony KSeF, niezgodność w danych faktur przesyłanych KSeF (numer NIP, daty, korekty). Dodatkowo musimy pamiętać, że istnieją zasadnicze różnice w sposobie uwierzytelnienia / generowania dostępów do KSeF między spółkami prawa handlowego (np. spółki z o.o.) a jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi (JDG). Właściciele JDG logują się jako osoby fizyczne za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub aplikacji mObywatel. Spółki natomiast, nie będąc osobami fizycznymi, muszą złożyć formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, aby nadać uprawnienia konkretnym osobom, a uwierzytelnienie odbywa się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub wspomnianego formularza.

Sara Banasik: Techniczne – czyli problemy z integracją systemów, błędy w danych, przepustowość systemu KSEF, brak dostępu do systemu czy niekompatybilność dotychczasowych systemów z KSeF. Ludzkie – czyli brak wiedzy, przyzwyczajenie do starych metod. I organizacyjne – bo trzeba zmienić sposób pracy, a to wymaga czasu, testów i dobrej komunikacji w firmie oraz szkoleń. Dlatego tak ważna jest reakcja już teraz – pozwoli to zaoszczędzić niepotrzebnego stresu naszym Klientom oraz nam w tej nowej KSeF-owej rzeczywistości.

Czy przewidujecie, że KSeF uprości, czy skomplikuje pracę przedsiębiorców?

Monika Jędrzejczyk: Myślę, że początkowo KSeF będzie komplikował pracę wielu przedsiębiorców. Pojawią się nowe obowiązki, zmiany w dotychczasowym schemacie działań. Największą trudność KSeF przysporzy firmom, które nadal wystawiają faktury papierowo, czego absolutnie od dawna nie popieramy. Po zapoznaniu się z aplikacjami i wdrożeniu w swoich firmach nowego systemu myślę, że docelowo uprości pracę, ponieważ wszystko będzie w czasie rzeczywistym dostępne dla sprzedawcy i nabywcy, bez podmian i braków.

Sara Banasik: KSeF jest nowością, dlatego początkowo może skomplikować pracę przedsiębiorców – zwłaszcza tych, którzy nie postawili jeszcze kroku w przód w procesie automatyzacji. Również programiści KSeF będą w początkowej fazie musieli mierzyć się najpewniej z wieloma problemami – KSeF będzie działał na ogromną skalę, wobec czego system może mieć błędy w funkcjonowaniu. Będzie to też stresogenne dla przedsiębiorców.

W dłuższej perspektywie KSeF to krok w stronę automatyzacji i większej przejrzystości. KSeF może naprawdę ułatwić życie: mniej papierów, automatyczne importowanie do księgowości, lepsza kontrola nad dokumentami. Dla dobrze przygotowanych firm – to szansa, nie problem.

Jakie rady dalibyście firmom, które jeszcze nie zaczęły przygotowań do KSeF?

Sara Banasik: Nie zwlekajcie. Sprawdźcie, czy Wasze programy są gotowe na KSeF, skontaktujcie się z księgowością, przetestujcie przesyłanie faktur i dajcie sobie czas na naukę i szkolcie siebie oraz Waszych pracowników. Lepiej poświęcić kilka tygodni teraz niż borykać się z problemami w ostatniej chwili. 

Mariusz Kość: Zachęcamy do jak najwcześniejszego zaplanowania wdrożenia KSeF w swojej firmie. Dobre planowanie zmniejszy stres oraz zamieszanie związane z nowymi obowiązkami nałożonymi na przedsiębiorców. Znalezienie czasu na testy systemów, praktyczne szkolenia, ułożenie nowych procedur, zaowocuje tym, że właściciele firm i ich pracownicy nie będą musieli obawiać się nadchodzącego KSeFu. Z kolei przedsiębiorcy, które zostawią wszystko na ostatnią chwilę przysporzą sobie dodatkowego stresu i trudności. W przypadku spółek może się okazać, że ze względu na lawinową ilość wniosków o nadanie uprawnień konkretnym osobom, czas oczekiwania będzie wydłużony. Początek jesieni to ostatni dzwonek, aby na poważnie zająć się tematem KSeFu w swoich firmach.

Monika Jędrzejczyk: Trzeba się oswoić z myślą, że to nieuniknione. Odraczanie, na które jeszcze niektórzy liczą jest mało realne, a nowe obowiązki obejmą zdecydowaną większość przedsiębiorców już w przyszłym roku. Na początek podmioty niezautomatyzowane powinny już robić rozeznanie i wdrażać nowe procedury obiegu dokumentów, wystawiania faktur, aby nagle nie zatrzymało ich nowe wyzwanie, kiedy faktura wystawiona papierowo nie będzie istniała w obrocie dla większości firm. Kluczowa w tym przedsięwzięciu jest świadomość przedsiębiorców, dlatego zachęcam, aby pytać, testować, nie pozostawiać wdrażania KSeF na ostatnią chwilę, bo to będzie budziło dodatkowy stres i niepotrzebne napięcie.

Agnieszka Grodzka – Ciesielska: Warto już teraz sprawdzić, czy program księgowy, z którego korzystacie, współpracuje z KSeF. Warto również przećwiczyć wystawienie kilku faktur testowych. Wielu producentów oprogramowania księgowego udostępnia bezpłatnie taką możliwość. Najlepiej skonsultować się z biurem rachunkowym – my możemy pomóc przejść przez cały proces krok po kroku.