Zatrudniaj bez granic, rozliczaj bez błędów – obsługa cudzoziemców i kierowców w MERITUM
Dlaczego MERITUM postanowiło specjalizować się w obsłudze kadr i płac cudzoziemców i kierowców?
Aleksandra Kornaszewska: Zatrudnianie cudzoziemców i kierowców to dziś codzienność wielu firm, ale też obszar pełen ryzyk – prawnych, podatkowych i organizacyjnych. Błędy w dokumentacji, rozliczeniach czy legalizacji pobytu mogą kosztować przedsiębiorcę znacznie więcej niż samo wynagrodzenie.
W MERITUM widzimy, że standardowa obsługa kadrowa nie wystarcza w środowisku tak regulowanym i dynamicznym, jak branża transportowa czy związana z zatrudnianiem cudzoziemców. Dlatego stworzyliśmy wyspecjalizowany zespół, który łączy wiedzę prawną, kadrową i podatkową, by zabezpieczyć naszych klientów przed ryzykiem błędów i sankcji.
Naszym celem jest, by przedsiębiorcy mogli prowadzić biznes bez obaw o zgodność z przepisami w Polsce i za granicą.
Co wyróżnia Dział Kadr w Meritum?
Wyjątkowa zdolność do szybkiego reagowania na zmiany— zarówno w zakresie obsługi cudzoziemców, jak i rozliczeń kierowców i transportu. Tu nie ma miejsca na rutynę: każdy dzień przynosi nowe wyzwania, zmienne przepisy i indywidualne sytuacje pracowników. Dzięki temu nasz zespół nie tylko pilnuje dokumentów i wypłat, ale realnie odpowiada za bezpieczeństwo prawne i finansowe firmy, stając się taką tarczą, lub filarem operacyjnym firmy.
W Meritum pracują dwie specjalistki zajmujące się obsługą cudzoziemców to Pani: Marta Szczepańska i Alicja Wilk, natomiast w obsłudze rozliczeń związanych z transportem specjalizuje się Pani Karolina Kędra.
Dlaczego obsługa cudzoziemców w kadrach to tak odpowiedzialne zadanie i dlaczego zatrudnianie cudzoziemców jest trudniejsze niż zatrudnianie pracowników polskich?
Marta Szczepańska: Obsługa cudzoziemców łączy prawo pracy z przepisami migracyjnymi i pobytowymi, które są bardzo rygorystyczne. Każdy krok wymaga od nas dokładności, bo najmniejszy błąd może mieć poważne konsekwencje. Dlatego nasza praca to nie tylko wprowadzanie danych do systemu, jak wiele osób sądzi, ale realne dbanie o prawne bezpieczeństwo danej firmy.
Co jest największym wyzwaniem na starcie przy zatrudnianiu cudzoziemców?
Alicja Wilk: Najtrudniejsza jest kwestia legalizacji pobytu i uzyskanie pozwolenia na pracę u osób które posiadają inne obywatelstwo, bo bez tego pracownik po prostu nie może legalnie rozpocząć zatrudnienia. Musimy więc pilnować terminów, poprawności dokumentów i zgodności z aktualnymi przepisami – i tu zaczynają się prawdziwe wyzwania, gdyż przepisy dotyczące cudzoziemców zmieniają się niezwykle dynamicznie.
A czy formalności związane z zatrudnieniem cudzoziemców są choć trochę przewidywalne?
M. Sz.: Nie, przepisy zmieniają się bardzo często, tak jak wspomniała Ala, a urzędy mogą wymagać dokumentów, które nie są jednoznacznie opisane w ustawach. Dlatego regularnie aktualizujemy nasze procedury i monitorujemy wszystkie zmiany prawne. Dzięki temu potrafimy szybko reagować i nie zostawiać żadnego etapu w niepewności.
Co grozi firmie za błąd w kwestii zatrudnienia obcokrajowca?
A. W.: Za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca grożą wysokie kary finansowe, nawet do 50 000 zł. Poza tym, firma może narazić się też na kontrole. Nasza skrupulatność pozwala minimalizować te ryzyka i zapewnia klientom spokój.
Czy kwestie związane z zatrudnieniem cudzoziemców to tylko „papierologia”, czy realna odpowiedzialność?
M. Sz.: To realna odpowiedzialność. Każdy dokument, termin czy zgłoszenie ma wpływ na legalność pracy i wynagrodzenie pracownika. Dlatego pilnujemy wszystkich szczegółów, kontrolujemy procesy i archiwizujemy dokumentację tak, aby wszystko było zgodne z przepisami. Poza tym takie standardy wyznacza dla nas nasza Szefowa – Pani Aleksandra Kornaszewska, dlatego dokładamy wszelkich starań, aby im w pełni sprostać.
Czy urzędy faktycznie sprawdzają, czy w firmach, które zatrudniają cudzoziemców wszystko funkcjonuje jak należy?
A. W.: Tak, kontrole są częste i szczegółowe. PIP oraz inne instytucje planują tysiące kontroli ukierunkowanych właśnie na cudzoziemców. Dlatego nasze procedury muszą być bezbłędne, a my stale weryfikujemy ich skuteczność.
Czy sami cudzoziemcy też wymagają innego podejścia?
M. Sz.: Tak, często musimy wyjaśniać im prawa i obowiązki w Polsce, np. w kwestii umów, wynagrodzeń i zasad pracy. Pomagamy im przejść przez formalności i wspieramy na każdym etapie, żeby poczuli się bezpiecznie. To ważny element naszej pracy, który wzmacnia zaufanie pracownika.
Jak w Meritum nadążacie za wszystkimi zmianami?
A.W.: Regularnie uczestniczymy w specjalistycznych szkoleniach dotyczących zatrudniania cudzoziemców i nowych przepisów. To pozwala nam działać zgodnie z prawem i minimalizować ryzyko. Wiedza jest naszym najważniejszym narzędziem w codziennej pracy. Szkolenia pozwalają nam być pewnym, że każdy etap procesu zatrudnienia jest dopięty na ostatni guzik.
Co daje klientowi profesjonalna obsługa cudzoziemców w dziale kadr w Meritum?
M. Sz.: Daje spokój i pewność, że wszystko jest legalne i dopilnowane. Dzięki naszym procedurom klient może skoncentrować się na swoim biznesie, a my dbamy o bezpieczeństwo prawne i terminowe rozliczenia pracowników. To realna wartość, której może nie widać od razu, ale ma ogromne znaczenie w codziennej działalności.
Czy obsługa cudzoziemców jest dziś standardem, czy usługą premium?
A. W.: Coraz częściej staje się standardem, bo firmy działające na międzynarodowym rynku potrzebują takiej pewności. Jednak tylko profesjonalnie przygotowane działy kadrowe mogą świadczyć tę usługę bezpiecznie i odpowiedzialnie.
Po tych wypowiedziach widać prawdziwy profesjonalizm w podejściu do obsługi cudzoziemców w Meritum. A teraz porozmawiajmy o obsłudze kadrowej w dziale transportu. Pani Karolino, na czym polega Pani praca w dziale Kadr jeżeli chodzi o obsługę kierowców?
Karolina Kędra: Tak naprawdę nie zajmuję się tylko „papierkami” czy wypłatą pensji. Każdy kurs, każda trasa i każdy kierowca to osobna historia — inne stawki, kraje, waluty, limity godzin jazdy, diety, noclegi. Muszę więc wszystko rozliczyć dokładnie, bo jedna pomyłka może skończyć się karą z Inspekcji Transportu Drogowego lub Inspekcji pracy.
Czy to naprawdę jest tak skomplikowane? Jak sobie Pani z tym radzi?
K.K.:Tak, każdego dnia muszę łączyć przepisy prawa pracy, prawo transportowe oraz unijne regulacje dotyczące czasu pracy kierowców. Analizuję indywidualne trasy kierowców, krajowe i międzynarodowe, więc każde rozliczenie wymaga dużej skrupulatności i pełnej koncentracji. Prawdę mówiąc, nie byłoby mnie gdyby nie szkolenia. Wszystkie osoby w dziale Kadr w Meritum regularnie uczestniczą w szkoleniach — nasza Szefowa, Pani Aleksandra przykłada do tego ogromną wagę i daje nam pełną swobodę w wyborze potrzebnych kursów, co znacząco podnosi komfort i pewność w codziennej pracy.
Proszę powiedzieć, dlaczego dział Kadr jest tak ważny dla prawidłowego funkcjonowania firm transportowych?
K. K.: Dział Kadr w transporcie to jednostka krytyczna — w praktyce odpowiadamy za to, żeby cały system transportowy działał sprawnie i zgodnie z przepisami. Rozumiemy branżę i potrzeby — dzięki temu nie jesteśmy anonimowym dostawcą usług, lecz zapleczem dla biznesu.
Bardzo dziękujemy za tak szczegółowe przybliżenie pracy i znaczenia specjalistów z Meritum w zakresie obsługi cudzoziemców oraz rozliczeń transportu w firmach. Naprawdę widać, że Wasi klienci mogą czuć się w pełni bezpiecznie.
Dlaczego powstała seria artykułów z okazji 20-lecia MERITUM?
Dwadzieścia lat działalności to dla nas nie tylko powód do świętowania, ale przede wszystkim moment refleksji i dzielenia się doświadczeniem. Z okazji jubileuszu przygotowaliśmy serię artykułów poświęconych wyzwaniom współczesnych firm: od cyfryzacji i kontroli ryzyka, po rozwój kompetencji przyszłości. Każdy z tekstów to nie tylko podsumowanie naszych doświadczeń, ale też praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców, którzy – podobnie jak my – wierzą, że świadomy biznes to bezpieczny biznes.