Wirtualne biuro czy wynajem biura – co wybrać przy zakładaniu firmy?

Czym wirtualne biuro różni się od wynajmu biura?

Wirtualne biuro to usługa udostępnienia adresu, a wynajem biura to umowa o korzystanie z konkretnej przestrzeni. W pierwszym przypadku operator pozwala wpisać swój adres do CEIDG lub KRS, odbiera listy i powiadamia o nich klienta, zwykle także skanuje przesyłki. W drugim przypadku firma dysponuje lokalem, w którym realnie prowadzi działalność, odpowiada za jego wyposażenie i sama organizuje odbiór poczty.

Dla rejestrów oba rozwiązania są równorzędne. Serwis biznes.gov.pl wymienia biuro wirtualne wśród miejsc, pod którymi można zarejestrować działalność, a ustawa o CEIDG wymaga tytułu prawnego do każdego zgłaszanego adresu. Przy wirtualnym biurze tym tytułem jest umowa z operatorem, przy lokalu umowa najmu. Różnice widać dopiero w codziennej pracy:

Kiedy wirtualny adres firmy wystarczy?

Wirtualny adres sprawdza się tam, gdzie praca nie jest przywiązana do jednego miejsca. Typowe przykłady to programiści, graficy, tłumacze, konsultanci, agencje działające zdalnie oraz sklepy internetowe korzystające z magazynu zewnętrznego operatora logistycznego. Adres operatora pozwala przy tym nie ujawniać w publicznych rejestrach adresu prywatnego mieszkania, co dla osób prowadzących jednoosobową działalność z domu bywa głównym powodem wyboru tej usługi.

Znaczenie ma też lokalizacja. Przedsiębiorca mieszkający poza dużym miastem, który obsługuje klientów z całego regionu, może wskazać wirtualny adres we Wrocławiu i otrzymywać korespondencję w formie skanów. Warunkiem jest operator, który odbiera przesyłki polecone na podstawie upoważnienia, a nie tylko informuje o awizo. Pisma urzędowe mają swoje terminy: według Ordynacji podatkowej nieodebrany list uznaje się za doręczony z upływem 14 dni od pozostawienia zawiadomienia, więc szybkość powiadomienia jest w tym modelu kluczowa.

Kiedy firma potrzebuje własnego lokalu?

Własny lokal jest potrzebny, gdy klienci przychodzą do firmy, a nie odwrotnie. Gabinet, salon usługowy, punkt naprawczy czy pracownia przyjmująca zlecenia nie mogą działać pod adresem służącym wyłącznie do odbioru poczty. To samo dotyczy sprzedaży stacjonarnej, magazynu towaru i produkcji. W części branż przepisy wprost stawiają wymagania wobec pomieszczeń: działalność związana z żywnością wymaga rejestracji lub zatwierdzenia zakładu przez państwową inspekcję sanitarną, a podmiot leczniczy musi dysponować pomieszczeniami spełniającymi określone warunki.

Drugim powodem jest zespół. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a przy pracy wykonywanej w firmie dotyczy to konkretnych pomieszczeń i stanowisk. Przedsiębiorstwo z kilkoma osobami pracującymi zdalnie może funkcjonować z wirtualnym adresem, ponieważ pracę zdalną Kodeks pracy reguluje osobno. Gdy jednak zespół ma pracować razem na co dzień, lokal staje się warunkiem działania.

Na co zwrócić uwagę w umowie najmu i w umowie z operatorem?

Przy obu rozwiązaniach najwięcej problemów wynika z umowy podpisanej bez analizy kluczowych zapisów. Najem lokalu użytkowego zawiera się często na czas oznaczony, a Kodeks cywilny pozwala wypowiedzieć taki najem tylko w wypadkach określonych w umowie. Firma, która przechodzi na pracę zdalną, może więc pozostać związana umową do końca okresu. Przy wirtualnym biurze ryzyko leży gdzie indziej: w zakresie obsługi korespondencji i w tym, czy operator ma prawo udostępniać lokal do rejestracji firm. Przed podpisaniem warto sprawdzić:

• czy umowa pozwala wskazać adres jako siedzibę lub adres do doręczeń, a nie tylko jako adres korespondencyjny,
• kto i na jakiej podstawie odbiera przesyłki polecone,
• jak szybko firma dowiaduje się o nowym piśmie i w jakiej formie,
• jakie są zasady wypowiedzenia i co dzieje się z pocztą po zakończeniu współpracy,
• przy najmie: na jaki czas zawarto umowę i w jakich sytuacjach można ją rozwiązać wcześniej.

Adres trafia do zgłoszenia w KRS, dlatego przy zakładaniu spółki z o.o. umowę z operatorem warto podpisać przed złożeniem wniosku. Niektóre podmioty, jak BLW Corp, prowadzą zarówno obsługę adresów rejestrowych, jak i zakładanie spółek, więc oba etapy można przeprowadzić w jednym miejscu.

Czy można połączyć oba rozwiązania?

Tak, a wiele firm przechodzi przez kolejne etapy. Na starcie wystarcza adres rejestrowy z obsługą poczty, a spotkania z klientami odbywają się w salach wynajmowanych na godziny, które oferuje część operatorów. Następnym krokiem bywa coworking z biurkiem rotacyjnym lub stałym, a dopiero przy rosnącym zespole własny lokal. Przestrzeń rośnie wtedy razem ze skalą działalności.

Zmiana modelu nie wymaga zakładania firmy od nowa. Przedsiębiorca z CEIDG składa wniosek o zmianę wpisu w ciągu 7 dni od zmiany adresu, a spółka zgłasza nowy adres do KRS w tym samym terminie.

Co jeszcze warto wiedzieć przed wyborem miejsca dla firmy?

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Tak, to legalna forma adresu firmy, pod warunkiem że przedsiębiorca ma tytuł prawny do zgłaszanego adresu, czyli umowę z operatorem. Kłopoty wynikają nie z usługi, lecz z nieodbierania poczty. Ustawa o VAT pozwala wykreślić z rejestru podatnika, z którym urząd mimo udokumentowanych prób nie może się skontaktować.

Czy klient może przyjść na spotkanie pod wirtualny adres?

Tylko wtedy, gdy operator udostępnia salę spotkań lub recepcję. Sam adres do korespondencji nie daje prawa do korzystania z pomieszczeń, dlatego spotkanie najlepiej poprzedzić rezerwacją sali.