Aleksandra Kornaszewska: Dlaczego powstali Ambasadorzy Zmiany w MERITUM?

Zespół MERITUM jest zróżnicowany pokoleniowo, co stanowi zarówno wartość, jak i wyzwanie w procesie wdrażania zmian. Szukając skutecznego sposobu na implementację innowacji w środowisku wielopokoleniowym, zdecydowałam się na stworzenie wewnętrznej grupy roboczej – Ambasadorów Zmiany. To osoby z różnych działów, wyróżniające się otwartością, entuzjazmem i gotowością do testowania nowych rozwiązań. Ich zadaniem jest weryfikacja pomysłów przed ich szerokim wdrożeniem: testują, wskazują luki, ulepszają procesy, a gdy rozwiązanie się sprawdzi – wspierają jego implementację w całej organizacji. Dzięki tej formule nie wdrażamy rozwiązań „na ślepo”, unikamy kosztownych błędów i minimalizujemy ryzyko oporu zespołu. Ambasadorzy Zmiany pozwalają nam działać szybciej, mądrzej i skuteczniej – bez chaosu i bez zbędnego wypalania energii organizacji. Więcej na temat teamu AZ opowiedzą sami jej członkowie.

Redaktor: Kim są Ambasadorzy Zmiany w Meritum?
Magdalena Giernalczyk: Ambasadorzy Zmiany to zespół, który testuje, sprawdza, bada i opiniuje nowe lub usprawnione rozwiązania wdrażane w naszej firmie. Nasza rola polega na przetestowaniu nowych pomysłów i przekazaniu ich do szerszego grona, aby zmiana była dla innych przyjazna i nie budziła obawy czy stresu. Pomysł na stworzenie takiego teamu zainicjowała nasza szefowa Pani Aleksandra Kornaszewska.

Redaktor: Słyszałam, że wasz team ma motto przewodnie. Jakie ono jest i dlaczego?
Irena Samól: Nasze motto to: „Nie czekaj na zmianę – stań się nią”, a symbolem jest motyl – metafora transformacji Motyl przechodzi spektakularną przemianę – od jaja, przez gąsienicę i poczwarkę, aż po pięknego owada. To idealnie obrazuje drogę, jaką pokonuje zmiana: wymaga czasu, adaptacji i gotowości na coś nowego. Motyl symbolizuje wolność i wyjście poza schematy.
Poza tym po przemianie motyl może latać jest to metafora uwolnienia się od ograniczeń, starych schematów i rozpoczęcia czegoś nowego lub pójścia z pewnym znanym procesem nową drogą w nowym stylu. Takie podejście jest potrzebne w dobie cyfryzacji, elektroniki czy nawet sztucznej inteligencji w różnych obszarach działań, a zwłaszcza w tym który nas szczególnie interesuje, czyli w biznesie.

Redaktor: Jesteśmy ciekawi jak wygląda funkcjonowanie teamu Ambasadorów Zmiany?
Patrycja Szuleta: Można powiedzieć, że idziemy na froncie procesów zachodzących w naszej organizacji. Zamiast testować jakiś pomysł lub nowe rozwiązanie na ogóle odbywa się to przy pomocy małej grupki, tak jak już wspomniała Pani Aleksandra.
To niweluje niepotrzebny stres i panikę. Wiadomo każdy w naszej firmie jest na różnym poziomie rozwoju technologicznego, więc żeby nie wprowadzać zamieszania niepotrzebnego stresu testujemy każde rozwiązanie czy pomysł na małej grupie.
W tej chwili AZ liczy 5 członków. 5 osób z różnych działów. 5 osób wyróżniających się cennymi cechami charakteru takimi jak: otwartość, umiejętność dostosowania się do zmieniających się okoliczności, elastyczność, kreatywność, innowacyjność, ciekawość na nowe rozwiązania, adaptacyjność, refleksyjność, asertywność, tolerancja, umiejętność pracy w zespole, inteligencja emocjonalna.

Redaktor: Jakie korzyści daje przetestowanie zmian zanim zostaną przedstawione do poszczególnych działów?
Alicja Wilk: Przetestowanie zmian daje przewagę czasową. To znaczy, że ograniczamy ilości zapytań do działu IT. Poza tym przetestowany pomysł ogranicza stres u innych i daje im poczucie bezpieczeństwa wynikające z naszego wsparcia.
To bezpieczeństwo, że nie zostają z tą zmianą sami. Ponieważ zespół AZ zawiera osoby z różnych działów to już na etapie procesu tworzenia, jesteśmy w stanie przewidzieć jakie problemy może dana zmiana przynieść dla działu i wprowadzić ulepszenie.

Redaktor: Kto jest motorem waszych działań, kto podrzuca Wam tematy do obróbki?
Tamara Kość: Szefowa, Liderzy lub poszczególni pracownicy zgłaszają do nas nowy pomysł, nową funkcjonalność albo też sygnalizują, że zachodzi potrzeba przetestowania nowego programu i wtedy wkraczamy my. Ponad to, niektóre pomysły na nowe funkcjonalności wychodzą bezpośrednio od naszego zespołu. Testy i badania odbywają się więc na żywym organizmie.

Redaktor: W takim razie jak wygląda w praktyce cały proces testowania a potem wdrażania zmiany?
Magdalena Giernalczyk: Na początku spotykamy się w naszym zespole, badamy dane zagadnienie, dyskutujemy o tym jak przeprowadzić dany proces a następnie działamy. W praktyce odbywa się to kilka dni, czasem tygodni a niejednokrotnie nawet parę miesięcy.
Ponieważ każdy członek AZ jak już wspominaliśmy pochodzi z innego działu w firmie (Administracja, Kadry, Księgowość Uproszczona i Pełna) to każdy działa do pewnego stopnia na innych zasadach, testując rozwiązanie pod swoim kontem. Następnie spotykamy się ponownie by omówić za i przeciw lub zasugerować wprowadzenie w danym procesie lub programie pewnych zmian. Gdy dochodzimy do wspólnych wniosków przekazujemy nasze spostrzeżenia i akceptację by dany pomysł, rozwiązanie lub funkcjonalność wprowadzić do całej naszej organizacji do osób odpowiedzialnych za dany projekt, najczęściej do Liderów w Meritum.

Redaktor: Przybliżcie proszę, co dokładnie testujecie?
Irena Samól: Testujemy nowe programy, rozszerzenia do istniejących systemów, rozwiązania informatyczne a także roboty, które automatyzują pracę – są one tworzone przez naszego kolegę Grzegorza specjalistę od automatyzacji. Analizujemy i sprawdzamy też same procesy – czyli jak dany proces ma przebiegać krok po kroku zanim zaimplementujemy go w skali całej firmy np. proces archiwizacji, czyli: przygotowanie do wydania klientowi dokumentów w formie papierowej na bieżąco.
Planujemy również testować sprzęty użytkowe, takie jak elektryczne biurko, które mogą wspierać codzienną pracę w naszej firmie.

Patrycja Szuleta: Zajmujemy się także porządkowaniem przestrzeni – na przykład utylizacją starego sprzętu czy wprowadzeniem akumulatorków zamiast jednorazowych baterii. Dzięki temu ograniczamy odpady i wspieramy środowisko.

Tamara Kość: Krótko mówiąc działamy wielopłaszczyznowo i wielozadaniowo. Stajemy się zmianą w pełnym tego słowa znaczeniu.

Redaktor: Czy praca AZ kończy się po wdrożeniu, czy kontynuujecie wsparcie?
Alicja Wilk: Nie – po wdrożeniu nadal wspieramy zespoły. Zdajemy sobie sprawę, że każdy ma inny rytm przyswajania zmian, dlatego pomagamy, odpowiadamy na pytania i jesteśmy obecni – by nikt nie został sam z nowym rozwiązaniem.

Zespół Ambasadorów Zmiany w Meritum to przykład, że zmiana
– dobrze przygotowana – może być pozytywna, bezpieczna i rozwojowa. A wszystko zaczyna się od otwartości, testowania i dobrej komunikacji.